個人情報保護・プライバシーポリシー

制定日：2026年9月26日

団体会計ノートは、団体の収支申請・承認・立替精算・販売管理を行うサービスです。個人情報保護法その他の適用法令を踏まえ、次の目的と範囲で個人情報を取り扱います。

1. 管理主体とお問い合わせ

本サービスの運営者（全体管理者）がサービス全体を管理し、各スペースの運営団体がそのスペースの会計記録・メンバー・利用権限を管理します。

個人情報に関するお問い合わせ、利用目的の通知、開示・訂正・削除・利用停止等のご請求は、所属団体で案内されている連絡手段でスペース管理者へお申し出ください。サービス全体や退会後のお問い合わせは、所属団体で利用している連絡手段から、運営者（全体管理者）へお申し出ください。スペース管理者を経由する場合も、口座番号などの全文を送る必要はありません。

運営者の正式名称・所在地・代表者、保有個人データの安全管理措置の詳細など、法令に基づく公表事項については、お問い合わせに応じて遅滞なくご案内します。ご本人確認のうえ、法令に沿って対応し、対応できない場合はその理由をご説明します。

2. 取得する情報と利用目的

必要な範囲を超える情報は入力しないでください。マイナンバー、銀行の暗証番号、インターネットバンキングのパスワードは入力しないでください。

障害調査のために記録するアクセス情報は、全体管理者のみ確認できます。アクセス情報はユーザーごとに直近の記録を保持し、操作履歴や問い合わせには、操作・送信時点の診断情報、または記録日時を伴う参照情報を保存します。

3. 口座情報の取り扱い

• 口座情報の登録は任意です。未登録の場合は「口座情報未設定」として、返還方法を別途確認して精算を進められます。
• 口座情報は本人が個人設定から登録・変更・削除できます。本人以外の通常のプロフィール表示や取引一覧には含めません。
• 口座の全文は、本人・対象スペースで標準ロール「会計」を持つ担当者・全体管理者だけが確認できます。その他の運営・スペース管理者等が精算詳細を開いた場合は、口座番号の末尾4桁を除く伏字や「非表示」を表示します。
• 担当者が精算を依頼するたびに、本人が対象の立替・精算額・口座情報を確認して承認します。未精算の承認後に口座情報を変更・削除した場合は、再確認が必要になります。
• 専用欄に登録した口座情報は暗号化して保存し、検索、会計CSV、AI読み取り、証憑のDrive出力、通知本文、Webhookの本文には含めません。閲覧・更新などの操作事実を記録しますが、操作ログに口座の全文は記録しません。
• 本サービスは銀行への送金を実行しません。権限を持つ担当者が、本サービス外で返還を行い、その完了を記録します。取得した口座情報を精算以外の目的に利用・転送しないでください。

4. 閲覧権限と安全管理

所属スペースと役割に応じて、サーバー側でデータの閲覧・変更を制限します。通常の取引について、一般ユーザーは自分の記録を中心に、運営・会計・管理者は許可された範囲を閲覧できます。承認担当者には担当する申請を表示します。会計メモは専用の権限に従い、口座情報は前項のより限定した範囲で扱います。

通信の保護、認証・アクセス制御、機密情報の暗号化、操作記録などの対策を行います。管理者は担当業務に必要な権限だけを付与し、退任・所属変更時には権限を見直してください。

5. 外部サービス・委託・第三者提供

サービスの提供にはOpenAIのSitesとCloudflareのホスティング・保存基盤を使用します。ログインにはGoogleを利用します。スペースの設定や利用者の操作に応じて、Google Driveへの証憑保存、Google Geminiによる証憑の読み取り、ブラウザのプッシュ通知、Google Gmail APIを通じたメール通知、Discord等のWebhook通知を利用します。証憑のAI読み取りでは、対象の画像・PDFや入力補助に必要な情報が外部サービスへ送信されます。

Webhookには設定した通知内容が送られ、送信先の参加者が閲覧できる場合があります。管理者は送信先と参加者を確認してください。通知端末にも内容が表示される場合があります。口座専用欄の情報はこれらの通知に含めません。

クラウドサービスでは国外で情報が保存・処理される場合があります。運営者は契約条件、取扱地域・制度、提供者の安全管理措置を確認し、委託先の監督その他必要な対応を行います。利用する外部サービスや取扱地域の詳細は運営者へお問い合わせください。

本人の同意または法令上の根拠なく、利用目的を超える第三者提供は行いません。業務の委託に伴う提供についても、必要な範囲に限定して管理します。

メール通知では、送信元として全体管理者が許可したGoogleアカウントを使用し、宛先メールアドレスとお知らせの内容をGoogleへ送信します。送信済みメールは送信元アカウントにも残ります。送信権限のみを求め、受信メールの閲覧権限は求めません。受信者は個人設定でメール通知を停止できます。招待前など未登録の宛先には招待案内を送信します。送信元の認可情報は暗号化して保存し、接続解除時に削除します。

ログイン中の利用者がシステム管理者に問い合わせる際は、Googleアカウントに紐づく確認済みのメールアドレス、表示名、件名、問い合わせ本文と対応状況を保存し、全体管理者にサービス内通知・ブラウザ通知・メールで伝えます。問い合わせの通知メールは運営者の接続済み送信元から送り、返信先に問い合わせ本人のメールアドレスを設定します。スペースのWebhookには送信しません。

6. Cookie・端末内保存・埋め込みコンテンツ

ログイン状態の維持にCookieを、表示設定や物販のオフライン処理にブラウザ内の保存領域を使用します。個人設定で登録する口座情報をオフライン用データに保存しません。共有端末では使用後にログアウトしてください。

POSのお客様向け画面にYouTube等を埋め込んだ場合は、その提供元への通信が発生し、提供元のポリシーが適用されます。端末で選択したローカル動画・画像は、その再生機能からサーバーへアップロードしません。

7. 保存期間・変更・削除

登録済みの口座情報は本人が変更・削除できます。ただし、精算完了時に本人が確認した口座の記録は、精算履歴とともに保持され、現在の口座を変更しても書き換わりません。

会計記録・証憑・精算の確認記録・操作履歴は、団体の会計・監査、法令上の保存義務、紛争対応等に必要な期間保管します。退会や口座削除によって、会計記録全体が直ちに消去されるものではありません。不要となった情報は適切に削除します。保存期間や削除可否は運営者・所属団体へお問い合わせください。

入力途中の下書きは、原則として最終更新から80日で一覧から除外し、その後20日間の管理者向けアーカイブを経て削除処理の対象になります。予定帳票や申請済み・承認済みの会計記録には、この下書きの期限を適用しません。

8. 漏えい等への対応と方針の変更

漏えい等が疑われる場合は、利用の制限・原因の調査・被害拡大の防止を行い、法令上必要な報告・本人への通知に対応します。利用目的や本方針に重要な変更がある場合は、本サービス等で分かりやすく周知し、必要に応じて同意を取得します。

参考資料

• 個人情報保護委員会：個人情報保護法ガイドライン（通則編）
• 個人情報保護委員会：クラウドサービスの利用について
• 個人情報保護委員会：外国にあるサーバへの保存について